Foire aux Questions

Télécharger la notice d'utilisation au format PDF du mode online (Français)
Télécharger la notice d'utilisation du logiciel DataConf au format PDF (Français)
Télécharger la notice "sécuriser une conférence" au format PDF (Français)
Télécharger la notice "Utiliser DataConf avec un parefeu et/ou un proxy Web" au format PDF (Français)

1. Qu'est ce que DataConf ?
2. Comment s'inscrire et utiliser le service DataConf ?
3. Matériel requis pour l'utilisation de DataConf
4. Comment gérer ma liste de contacts
5. Comment lancer ou programmer une conférence ?
6. Comment gérer mon profil utilisateur
7. Qu'est-ce que l'annotateur ?
8. Qu'est-ce que le contrôle d'une conférence ?
9. Qu'est-ce qu'un certificat ?
10. Vider le cache Java de son navigateur Web.
11. Interface Conférencier de DataConf
12. Interface auditeur de DataConf

1. Qu'est ce que DataConf ?

DataConf est un service de conférence à distance.Ce service permet à un ou plusieurs invités d'avoir une visualisation de l'écran du conférencier en direct et à distance.Ce service à l'avantage d'être facilement accessible puisqu'il ne nécessite aucun logiciel particulier ; il suffit simplement d'un navigateur web (internet explorer, firefox, etc...) et d'une connexion internet.Ce service à de nombreuses utilisations diverses :

Présentations commerciales à distance
Réunions techniques, commerciale
Démonstrations à distance
marketing
Expertise à distance
Formation à distance
Maintenance à distance

2. Comment s'inscrire et utiliser le service DataConf ?

pour obtenir un identifiant et un mot de passe DataConf, il suffit de se rendre sur dataconf.net dans la rubrique « S'inscrire ».

Remplissez les informations demandées et cliquez sur « Enregistrer ». Un email vous sera envoyés pour confirmer votre inscription.

3. Matériel requis pour l'utilisation de DataConf

DataConférence est un service qui ne nécessite pas d'installation de logiciel.

Pour le conférencier :

Windows 2000, XP.
256 Mo de mémoire vive (RAM) ; processeur 1,5 GHz.
Connections internet 512 Kbits/s minimum.
La machine virtuel Java (JVM), version 1.5 ou supérieur
Flash Player 9
Navigateur internet (* Internet Explorer 6 et plus, Firefox 1.0 et plus, Opera 8.5 et plus, Mozilla, Konqueror).
Deux dll sont téléchargées sur la machine, les sécurités de l'ordinateur doivent les accepter.

Pour les clients :

Windows 2000, XP, NT ; Linux (Mandriva, Debian,etc...) ; MacOS X.
Connections internet 512 Kbits/s minimum.
La machine virtuel Java (JVM), version 1.5 ou supérieur
Flash Player 9

4. Comment gérer ma liste de contacts

Une fois identifié, vous pouvez facilement gérer vos contacts par l'onglet

.
Vous pouvez :

pour gérer au mieux vos contacts en ayant directement des groupes de contacts.

5. Comment lancer ou programmer une conférence ?

Vous pouvez dès la page d'accueil

planifier et organiser des conférences, ou alors en allant dans le menu

.
Vous avez 2 possibilités pour organiser une conférence.
1. vous pouvez immédiatement lancer une conférence pour faire une démonstration ou une réunion tout de suite : cliquez sur

.
Remplissez les champs demandés comme indiqué ci-dessous :

1	permet d'afficher ou de masquer les options avancées.
2	permet à une entreprise de réaliser plusieurs conférences en même temps si elle détient plusieurs canaux.
3	L'outil d'annotation permet au conférencier de pointer et d'annoter en direct son écran, celui-ci étant visible par les clients, sans modifier aucun fichier.
4	La mise en place d'une durée maximale de conférence permet de contrôler au mieux le temps de celles-ci.
5	Le carnet d'adresse permet d'ajouter vos contacts pour leur envoyer automatiquement et immédiatement une notification par e-mail indiquant la date, l'heure et la méthode pour accéder à la conférence.
6	L'association de fichiers permet au conférencier de partager des documents avec les clients durant la conférence pour qu'ils puissent les visualiser ou même les télécharger.

Une fois les informations minimales (avec un étoile rouge) remplies, vous pouvez valider en cliquant sur « enregistrer » ceci lancera la conférence immédiatement.
2. Vous pouvez planifier une conférence à l'avance, lors de l'organisation d'une réunion, ou d'un rendez-vous. Pour cela cliquez sur

et remplissez les champs comme indiquer ci-dessus. Ensuite cliquez sur enregistrer.
La conférence sera planifiée et les informations de celles-ci seront visibles dans :

accessible par le menu :

6. Comment gérer mon profil utilisateur

Votre profil utilisateur regroupe toutes les informations vous concernant.
Pour voir celui-ci il suffit de se rendre dans le menu :

De la vous pouvez le modifier en cliquant sur :

La page suivante apparaît :

Les champs obligatoires sont indiqués par une étoile rouge.
Le champ « profil public visible » permet quant à lui de choisir si le profil sera visible par tous ou non. Par défaut il n'est pas visible.

7. Qu'est-ce que l'annotateur ?

C'est un outil qui permet de pointer des zones de l'écran, une côte d'un plan, ou de surligner du texte. Il fonctionne comme un pointeur laser.

8. Qu'est-ce que le contrôle d'une conférence ?

La DataConférence permet également de "donner la main" aux invités.
Ceux-ci prennent alors le contrôle de la souris, de l'annotateur, et de l'ensemble de la zone de l'écran que vous partagez.
Veillez donc à ne pas être connecté à votre machine en tant qu'administrateur, afin de limiter leurs possibilités dans le cas où vous partagez l'ensemble de votre écran.
Ne laissez pas le contrôle si cela n'est plus nécessaire.

9. Qu'est-ce qu'un certificat ?

Equivalent numérique d'une carte d'identité.
Document signé numériquement et émis par une autorité de certification pour le compte d'un service. Les certificats permettent de s'assurer qu'aucun autre site Web ne peut endosser l'identité d'un site. Ils contribuent à renforcer la sécurité des transactions en ligne sensibles, par exemple les achats, en empêchant les accès non autorisés aux informations à destination ou en provenance d'un site.

10. Vider le cache Java de son navigateur Web.

Le cache Java est un ensemble de fichiers conservé par Java pour accélérer votre navigation. La première fois que vous utilisez une Applet Java, celle-ci est téléchargée et enregistrée sur votre machine. A la deuxième utilisation Java utilise la version sauvegardée en local sur votre machine, évitant ainsi de télécharger à nouveau l'Applet.

Lorsqu'une nouvelle version de l'Applet DataConf est disponible, vous devez vider votre cache Java pour forcer la mise à jour de l'Applet DataConf.
Cliquez ici pour visualiser la démonstration Flash.

11. Interface Conférencier de DataConf

Lancer DataConf comme un programme
Téléchargez et installez DataConf, puis lancez le en utilisant le menu " Démarrer " de Windows. Au lancement, DataConf vous demandera votre login et votre mot de passe pour démarrer votre conférence.

Réglage de la configuration audio.

DataConf vous permet de diffuser votre voix à distance en même temps que le contenu de votre ordinateur.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de cocher la case " Conference Audio ", en vous assurant tout d'abord que votre Configuration Audio est correcte.
Cliquez sur le bouton " Configuration Audio " pour accéder aux réglages de votre microphone. Cliquez sur " Autoriser " puis " Mémoriser " si vous voulez pouvoir être entendu à distance.

Après avoir cliqué sur OK, l'interface de navigation DataConf apparaît.
Toute conférence créée avec DataConf possède un numéro de salon et un code. Ces informations doivent être communiquées aux auditeurs souhaitant assister à votre conférence (voir ci-dessous).

Lancer DataConf à partir d'un navigateur
Vous pouvez aussi lancer une conférence en ligne, sans même utiliser l'installeur, à partir de l'URL suivante :
http://dataconf.net

Tester la compatibilité de votre configuration
DataConf nécessite que divers logiciels (gratuits) soient préalablement installés sur votre machine et que votre machine soit correctement configurée. Vous pouvez tester votre configuration à la page suivante :
http://dataconf.net/DataConf/testerConferencier.jsp?lang=fr
Cette page vous indique (en rouge) les éléments éventuellement manquant à votre système et vous renseigne aussi sur la façon de les installer.

Connexion sans salon ni code
Si vous voulez permettre à des auditeurs de se brancher sans connaître ni le salon, ni le code, vous disposez aussi d'une URL permanente et cryptée que vous pouvez communiquer à l'avance, à tout moment. Cette URL vous est communiquée lors de la création de votre compte DataConf et a la forme suivante :
http://dataconf.net/DataConf/client/accederConferenceFormAlias?lang=fr&conf='votre-numéro-crypté'.

Interface utilisateur conférencier

L'interface utilisateur de DataConf se compose de cinq parties :

1. Boutons de contrôle de la conférence. Ces boutons permettent notamment de mettre en pause la conférence, de donner le contrôle de la machine, de stopper la conférence.

2. Durée restante de la conférence. Cette durée est exprimée en heures, minutes, secondes. Quand le compteur arrive à zéro, la conférence s'arrête. La durée par défaut de vos conférences est de 3 heures.

3. Titre et paramètres de connexion de la conférence. Le numéro de " salon " et le code doivent être communiqués aux participants pour qu'ils puissent accéder à la conférence.

4. Liste des participants de la conférence.

5. Zone de Chat. Elle permet aux participants de communiquer par écrit pendant la conférence.

Boutons de contrôle

Donne le contrôle de sa machine aux participants. Le conférencier partage alors le contrôle de sa souris et de son clavier avec tous les participants de la conférence.
Permet de reprendre le contrôle exclusif de sa machine. Les participants perdent alors le contrôle et passent dans le mode " visualisation seule ".
Permet de mettre en pause la conférence. Les participants conserve la dernière image de la conférence avant la pause. Le mode " prise de contrôle " est automatiquement désactivé pendant une pause. Il est réactivé automatiquement après la pause.
Met fin à la pause.
Termine la conférence. La communication est interrompue, l'interface utilisateur se ferme automatiquement.

Touches de raccourcis
Des touches de raccourcis permettent à l'utilisateur d'effectuer des actions sans devoir afficher l'interface DataConf.

Ctrl + F9 : Réduction / Affichage de l'interface
Ctrl + F10 : Pause / Reprise de la conférence
Ctrl + F11 : Partage / Reprise du contrôle de la machine

Fin de la conférence
La conférence peut s'arrêter de deux manières :

Le temps maximal de la conférence est écoulé, la conférence stoppe automatiquement (durée par défaut: 3 heures).
Le conférencier a cliqué sur le bouton " Stop ", la conférence s'arrête.

12. Interface auditeur de DataConf

Un auditeur peut se connecter à l'adresse suivante : http://dataconf.net/DataConf/client/accederConferenceFormAlias?lang=fr

Réglages avancés à la connexion
Dans la plupart des cas, il suffira à l'auditeur de remplir les 3 premiers paramètres ci-dessus (salon, code, le champ " pseudo " étant à son choix) pour se connecter - en laissant activé le champ " pare-feu ".
Dans certains cas, il devra rentrer les paramètres " proxy " de sa connexion - il est possible dans ce cas que l'administrateur réseau de l'auditeur ait à intervenir.

Validation de la configuration pour les auditeurs
Préalablement, il est souhaitable que les personnes souhaitant se connecter aient validé leur configuration. Pour ceci, elles peuvent utiliser exactement la même page de validation que le conférencier lui-même ( http://dataconf.net/DataConf/testerConferencier.jsp?lang=fr ).

Connexion sans salon ni code
Certaines conférences sont accessibles sans salon ni code. Dans ce cas, votre conférencier vous a communiqué une adresse cryptée du type : http://dataconf.net/DataConf/client/accederConferenceFormAlias?lang=fr&conf=78452156875456 et il suffit de cliquer sur cette URL pour vous connecter à la conférence.

Interface utilisateur auditeur

L'interface utilisateur pour l'auditeur est quasiment identique à celle du conférencier. Seuls les trois boutons du haut diffèrent.

Permet à l'auditeur de se déconnecter de la conférence.
Permet de rafraîchir l'écran
Permet à l'auditeur de parler, en mode talkie-walkie, avec le conférencier. Lorsque l'auditeur parle (souris enfoncée), ce bouton devient vert. La conversation stoppe dès que l'auditeur relâche la souris. Tous les auditeurs connectés suivent la conversation.

Autorisation de votre microphone (configuration audio)

Si l'auditeur n'a pas activé sa configuration audio, le bouton est rouge. Dans ce cas, cliquer sur le bouton pour activer la configuration audio. Cliquez sur le bouton " Configuration Audio " pour accéder aux réglages de votre microphone. Cliquez sur " Autoriser " puis " Mémoriser " si vous voulez pouvoir être entendu à distance.